Privacyverklaring

1.Wie zijn wij en waarom deze verklaring?

Wie zijn wij?
Klaver 4 Business Coaches & Organisatie adviseurs ,hierna “KBO”, is een modern en veelzijdig Organisatie, Coaching, Advies Management en Training organisatie. In dit Privacyreglement zijn de verwijzingen naar ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’, verwijzingen naar KBO. Verwijzingen naar ‘u’ of ‘uw’ zijn verwijzingen naar de gebruiker van de website of naar degene die wij via deze privacyverklaring informeren.

Waarom deze verklaring?
KBO kan bij het uitvoeren van haar activiteiten persoonsgegevens van u verwerken. Bijvoorbeeld wanneer u klant bij ons bent, of bent ingeschreven voor onze nieuwsbrief. In deze verklaring (hierna: ‘Privacyverklaring’) kunt u lezen welke persoonsgegevens wij verzamelen en waarom (voor welke doeleinden) wij dat doen. Ook vindt u informatie over uw rechten als betrokkene. Wij zijn ons ervan bewust hoe belangrijk de bescherming van uw persoonsgegevens is. Een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor KBO van groot belang. Wij handelen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving zoals bijvoorbeeld de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’).

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens als dit op grond van de AVG is toegestaan. Uw persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. We verwerken persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Wij zorgen ervoor dat uw gegevens op passende technische en organisatorische wijze zijn beveiligd.

De verantwoordelijke
KBO is een handelnaam ten behoeve van Klaver 4 Organisatie advieurs,verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens en treedt op als “verwerkingsverantwoordelijke” zoals dat in de AVG wordt bedoeld. Dit zijn onze gegevens:

Klaver 4 Business Coaches & Organisatie Adviseurs.
Vestigingsadres: Prof. W.H. Keesomlaan 12, 1183 DJ Amstelveen
Postadtres: Postbus 136, 1250AC Laren
E-mailadres: info@4klaver4.nl
KvK-nummer: 76256790

Voor wie?
Deze Privacyverklaring geldt voor bezoekers van onze website: www.4klaver4.nl. Verder geldt deze Privacyverklaring voor alle personen van wie wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze activiteiten, diensten en werkzaamheden. We hopen dat alle informatie duidelijk is. Indien u hierover vragen mocht hebben, dan kunt u contact met ons opnemen. Onze contactpersoon voor privacy, deze Privacyverklaring en de hiermee samenhangende onderwerpen, is te bereiken via info@4klaver4.nl en 06-51234341.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

KBO verwerkt uw persoonsgegevens alleen wanneer dat voor de uitvoering van onze activiteiten, diensten of werkzaamheden nodig is. Een andere reden om uw persoonsgegevens te verwerken kan zijn omdat u zelf uw contactgegevens aan KBO heeft verstrekt. Dat kan zijn omdat u graag met ons in contact wilt komen of blijven of informatie wenst.

In het algemeen kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken, waarbij we opmerken dat u in hoofdstuk 4 van deze Privacyverklaring meer specifiek wordt geïnformeerd. Welke persoonsgegevens er van u worden verzameld, hangt namelijk af van onze relatie tot u. Het kan bijvoorbeeld gaan om:

voor- en achternaam, voorletters
organisatienaam
adresgegevens
telefoonnummer
e-mailadres
geslacht
bankrekeningnummer of kaartgegevens
functie, beroep
opleiding, diploma’s, CV, ID (bij sollicitaties)
interactiegegevens, zoals IP-adres, surfgedrag op onze website, klikgedrag en locatiegegevens.

3. Algemeen doel en grondslagen van de verwerking van persoonsgegevens

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de hieronder genoemde algemene doeleinden van KBO. In hoofdstuk 4 zullen we voor specifieke activiteiten of per groep betrokkenen, deze informatie nader specificeren en toelichten. MvB zal uw persoonsgegevens alleen verwerken wanneer dat noodzakelijk is voor:

Informatievoorziening en servicedoeleinden, zoals het onderhouden van contact, het verbeteren van de kwaliteit van onze activiteiten of de afwikkeling van een verzoek om informatie, vraag of klacht;
De totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten tussen u en KBO zoals de aankoop en betaling van onze diensten of bij de levering van producten of diensten door u als leverancier;
Het opvolgen van wettelijke verplichtingen waarbij we gehouden zijn om uw persoonsgegevens door te geven aan de overheid, zoals aan de belastingdienst;
Ontwikkel- en analysedoeleinden om onze website verder te ontwikkelen, te onderhouden en te verbeteren;
Marketingdoeleinden en commerciële belangen en om uw voorkeuren en wensen beter te begrijpen.

Onze verwerkingen voor de bovengenoemde doelen worden gebaseerd op de in de AVG neergelegde rechtsgrondslagen “de uitvoering van overeenkomsten”, “het voldoen aan wettelijke verplichtingen” en ons “gerechtvaardigd belang” of omdat u met de verwerking heeft ingestemd en ons hiervoor toestemming heeft verleend.

Als u ervoor kiest om de door KBO gevraagde persoonsgegevens niet te verstrekken, zijn wij mogelijk niet in staat om u te voorzien van de informatie en/of overeenkomsten of diensten die u hebt aangevraagd en/of kunnen wij niet voldoen aan de doelstelling(en) waarvoor wij de persoonsgegevens hebben gevraagd en verwerken.

4. Doel en grondslagen van specifieke verwerkingen van persoonsgegevens

Klanten, leveranciers en contactpersonen van KBO
KBO verzamelt persoonsgegevens van haar klanten en leveranciers. Het verzamelen van deze gegevens is nodig in het kader van de uitvoering van de diensten die MvB levert. Gegevens die worden verwerkt zijn de voor- en achternaam, het e-mailadres, het telefoonnummer, het geslacht van de (representant van de) klant of leverancier.

Personeel
KBO verwerkt ook gegevens van haar personeel. Zo verwerkt KBO naam, adres en woonplaatsgegevens, een kopie van de identificatie (alleen relevante informatie), het burgerservicenummer, bankgegevens een kopie van diploma’s, een kopie van het cv en een kopie van de arbeidsovereenkomst (waar veel van de hiervoor genoemde gegevens in verwerkt zijn). KBO verwerkt deze gegevens omdat deze nodig zijn voor een goede uitvoering van de arbeidsovereenkomst, om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen (jegens bijvoorbeeld de belastingdienst) en in het kader van haar gerechtvaardigd belang (zoals een kopie van diploma’s tegen fraude). MvB zal deze gegevens enkel voor de hiervoor genoemde doeleinden verwerken.

Wanneer KBO gebruikt maakt van freelance medewerkers of zzp’ers verzamelt KBO daarvan de persoonsgegevens die nodig zijn in het kader van de uitvoering van de diensten. Gegevens die worden verwerkt zijn de voor- en achternaam, het e-mailadres, het telefoonnummer, adres, en bankgegevens.

Nieuwsbrief
Voor ontvangst van de nieuwsbrief verzamelt KBO van personen middels opt-in alleen de naam en het e-mailadres.

Promotie / de verwerking van persoonsgegevens in verband met onze
KBO kan persoonsgegevens verzamelen, bewaren en gebruiken in het kader van haar commerciële belang. Bijvoorbeeld indien u een van de medewerkers van KBO voorziet van uw contactgegevens, heeft ontmoet of als contactpersoon een overeenkomst met KBO heeft gesloten. KBO verzamelt in dit opzicht de organisatienaam van de organisatie waarvoor u werkzaam bent, facturatiegegevens, uw naam, functie zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres en inhoudelijke informatie over contactmomenten.

MvB heeft een gerechtvaardigd belang bij het opslaan van deze gegevens voor bijvoorbeeld onze commerciële belangen, om u beter van dienst te kunnen zijn in de toekomst. Wij kunnen telefonisch of per of post contact met u opnemen voor marketingdoeleinden met betrekking tot onze diensten. Indien u ons laat weten dat u deze vorm van marketing niet wilt ontvangen, zullen wij dit respecteren

Online bezoekers van onze website
KBO verstrekt via haar website www.4klaver4.nl informatie over haar diensten en haar activiteiten. Wanneer u de website van KBO bezoekt, verwerken wij uw IP-adres. Dit kan een persoonsgegeven zijn. Wij doen dit om te analyseren hoe vaak onze website wordt bezocht. Verder meten we de bezoekersstromen op onze website en kunnen we informatie over uw activiteiten tijdens uw bezoek verzamelen. Dit doen we om uw beleving van de website te personaliseren. We leggen onder meer uw voorkeuren en instellingen vast en we verzamelen statistische gegevens die ons helpen om onze website, te verbeteren en verder te ontwikkelen.

Online of telefonisch contact met KBO
KBO verzamelt uw persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt, of dat nu via social media, per e-mail, per telefoon of post is. Wij dienen deze persoonsgegevens te gebruiken om te kunnen reageren op uw vragen, en/of om diensten en/of informatie of producten, die u hebt aangevraagd, te verstrekken. De gevraagde persoonsgegevens omvatten uw naam en de contactgegevens (zoals e-mailadres, telefoonnummer of adres) die afhankelijk zijn van de wijze waarop u wilt dat wij reageren (per e-mail, per telefoon of per post) en uw persoonlijke keuzes en verzoeken.

Sollicitaties bij KBO
Tijdens een sollicitatieprocedure zullen wij persoonsgegevens verwerken, zoals uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en geslacht. Daarnaast zal KBO vragen naar gegevens over de door u gevolgde opleidingen alsmede uw arbeidsverleden. In dit kader kan KBO tevens een (zakelijk) social media profiel zoals LinkedIn bekijken. KBO zal enkel de gegevens verwerken voor zover zij een gerechtvaardigd belang heeft bij de verwerking daarvan en indien de verwerking noodzakelijk is voor het doel, namelijk het vinden van de juiste kandidaat voor de functie.

5. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Het KBO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen, tenzij het bewaren van deze gegevens voor ons noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Of, omdat wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben, of deze gegevens juist op uw verzoek en met uw toestemming bewaren.

Uw persoonsgegevens worden verwijderd indien blijkt dat uw e-mailadres niet meer in gebruik is, uw persoonsgegevens op basis van toestemming worden verwerkt en u de toestemming intrekt, het gerechtvaardigd belang op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken komt te vervallen, en na afloop van de hierna vermeldde specifieke termijnen:

Klanten, leveranciers, contactpersonen
Deze gegevens worden over het algemeen tot 5 jaar na de laatste transactie bewaard. Dit is echter altijd afhankelijk van hoe lang het nodig is om de klant, leverancier, of contactpersoon te identificeren in het kader van het doel waarvoor de gegevens in eerste instantie zijn verzameld. Wanneer de fiscale bewaartermijn van 7 jaar van toepassing is zullen wij de gegevens conform die termijn bewaren.

Personeel
Voor zover de informatie over het personeel ziet op de loonadministratie of andere financiële data wordt deze informatie niet langer dan gedurende het betreffende boekjaar + 7 jaar opgeslagen. Dit is KBO verplicht volgens de wet. Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen worden tot 5 jaar na dienstverband bewaard. Dit is KBO verplicht volgens de wet. Voor overige personeelsinformatie geldt een bewaartermijn van maximaal 2 jaar na uitdiensttreding.

Gegevens van sollicitanten
De in het kader van de sollicitatieprocedure verwerkte persoonsgegevens zullen tot maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure worden bewaard. Indien KBO de persoonsgegevens langer wil bewaren, zal zij de sollicitant om toestemming vragen, waarna de gegevens nog maximaal een jaar worden bewaard.

6. Wie zijn betrokken bij de verwerking van uw persoonsgegevens en met wie delen wij dergelijke gegevens?

De namen van contactpersonen van onze klanten zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden voor de eigenaren en partners toegankelijk via een inlogsysteem. Toegang tot persoonsgegevens is alleen mogelijk indien dat voor de specifieke medewerker noodzakelijk is ter uitvoering van zijn of haar werkzaamheden.

Wij kunnen ter ondersteuning van onze organisatie gebruik maken van derden, waarbij door deze derde persoonsgegevens worden verwerkt. Indien KBO dergelijke “verwerkers” inschakelt, heeft KBO in die gevallen een overeenkomst gesloten waarin wij onder meer afspreken wat de verplichtingen van zo’n derde zijn en ook bijvoorbeeld dat uw persoonsgegevens voldoende worden beveiligd.

Tenzij er sprake is van een gerechtvaardigd belang of een wettelijke plicht, zal KBO voor het overige uw persoonsgegevens niet verstrekken aan derden als het gaat om commerciële doeleinden. Behalve met uw uitdrukkelijke toestemming. U heeft in dat geval het recht uw toestemming in te trekken, zie daarvoor hoofdstuk 7 hierna.

Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt binnen landen van de Europese Economische Ruimte (EER). Voor zover er gegevensverwerking buiten de EER plaatsvindt treft KBO extra maatregelen zoals opname van, door de Europese Commissie goedgekeurde, modelcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens aan in derde landen gevestigde verwerkers.

7. Welke beveiligingsmaatregelen nemen wij & meldplicht datalekken

Het MvB heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen, zoals beveiliging en een inlogsysteem, om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (hacken), onbevoegde toegang en openbaarmaking.

Personen die namens KBO toegang hebben tot uw gegevens zijn gehouden tot geheimhouding en zorgvuldige omgang met uw gegevens.
Wanneer KBO derden als verwerkers inschakelt, verlangen wij dezelfde technische en organisatorische maatregelen van onze verwerkers en hebben wij dit met hen vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Mocht er onverhoopt sprake zijn van een eventueel datalek zullen wij – in de gevallen waar dat volgens de AVG en/of andere wetgeving nodig is – dit (tijdig) melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en waar nodig ook aan u persoonlijk.

8. Wat zijn uw rechten?

Op grond van de AVG heeft u als betrokkene de volgende rechten:

Het recht om informatie op te vragen over de verwerkingen van uw persoonsgegevens;
Het recht om uw persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij (dataportabiliteit);
Het recht om uw persoonsgegevens te wijzigen;• Het recht om door u verleende toestemming in te trekken;
Het recht om uw gegevens te laten verwijderen indien de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen of wanneer u uw toestemming intrekt. Het recht om gegevens te laten verwijderen heeft u niet altijd, er kunnen uitzonderingen van toepassing zijn;
Het recht op beperking van de verwerking;
Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking;
Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u van mening bent dat MvB in strijd met de geldende privacyregels zou handelen.

KBO hecht er belang aan om u erop te wijzen dat de hierboven omschreven rechten geen absolute rechten zijn, en dat KBO onder bepaalde omstandigheden aan een bepaald verzoek geen gehoor hoeft te geven. Elk verzoek zullen wij afzonderlijk beoordelen aan de hand van de concrete omstandigheden en de geldende wetgeving. Wanneer wij aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven dan zullen wij deze beslissing altijd aan u motiveren.

Indien u het niets eens bent met onze beslissing, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of dit voorleggen aan de rechter. Het recht van bezwaar tegen gebruik van persoonsgegevens voor (direct) marketing doeleinden is overigens wel absoluut. Dat betekent dat wij een verzoek om geen uitingen die onder direct marketing vallen, altijd zullen accepteren.

U kunt uw (privacy)verzoeken richten aan KBO per e-mail aan info@4klaver4.nl en/of per post naar het navolgende adres: Klaver 4 Organisatieadviseurs, Prof. W.H. Keesomlaan, 1183 DJ Amstelveen.

In verband met deze specifieke verwerkingsdoeleinden zijn de rechten van betrokkenen zoals die vermeld staan in hoofdstuk 8 (voor wat betreft inzage, wijziging of het verwijderen van de persoonsgegevens) beperkt.

9. Gebruik van cookies/hyperlinks

Op onze website wordt gebruik gemaakt van zogenaamde cookies. Cookies zijn kleine stukjes informatie die door uw browser worden opgeslagen op uw computer en bevatten (beperkte) informatie over u als gebruiker. MvB maakt gebruik van de volgende soorten cookies:

Functionele cookies:
Cookies die nodig zijn om de website van 4klaver4.nl goed te kunnen laten functioneren.

Analytische cookies:
Deze cookies worden ingezet voor analytische doeleinden. Zo kan KBO de bezoekersstroom van de website monitoren.

Marketing cookies:
Deze cookies bestaan uit cookies (van derde partijen) die het internetgedrag van de bezoekers monitoren om zo op het internetgedrag van bezoekers afgestemde reclame aan te bieden.

Het kan zijn dat KBO niet altijd in staat is inzicht te verkrijgen in alle Cookies die via de website door derden partijen worden geplaatst. Dit speelt met name in het geval dat er sprake is van embedded content. Hierbij moet u denken aan (beeld)materiaal dat via een andere website wordt ingeladen zoals een Vimeo videostream.

Gebruik website en hyperlinks
Voor zover wij op onze website links plaatsen naar websites van derden, is het van belang te weten dat bij het bezoeken van zulke websites van derden de privacyverklaring van de betreffende website van toepassing is, en niet die van MvB.

10. Aanpassen van deze privacyverklaring

Onze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast. U kunt de geldende versie op onze website http://4klaver4.nl inzien. Wij adviseren u daarom, indien u informatie over privacy wenst, de actuele versie op onze website te raadplegen. Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen op opmerkingen heeft, verzoeken wij u contact op te nemen met info@4klaver4.nl

Versie juli 2018

Terug naar homepage